CONTENIDO CENTRAL 1
Introducción al desarrollo de proyectos
OBJETIVO: El alumno identificará los principales factores de la formulación y evaluación de proyectos de acuerdo a los conceptos característicos para la determinación de etapas del desarrollo de un proyecto.
1.1. ¿Cómo se ejecuta un proyecto?
La definición más certera de proyecto puede ser la planificación o concreción de una serie de acciones que se ponen en marcha utilizando un conjunto de recursos para conseguir un objetivo determinado, unos objetivos bien diseñados. En los proyectos, como bien señala la definición, deben quedar bien fijadas las fases de planificación. Con ellas lo que se pretende es ejecutar de buen modo esa concreción de ideas.
Los proyectos pueden ser de tipo productivo o empresarial, o bien de tipo público y social. La distinción hace referencia al fin último: los beneficios económicos o mejorar la calidad de vida de las personas.
Sea como fuere, todos los proyectos buscan dar respuesta a una necesidad, de ahí que sea importante establecer bien las tareas y actividades a cumplir, pues esto es lo que va a permitir alcanzar los objetivos del proyecto.
Importancia de la ejecución de un proyecto
La fase de ejecución es la tarea más relevante en cualquier proyecto. Es la razón de ser de su existencia. Con ella se decide, o se aclara, si finalmente el proyecto va a tener éxito en la práctica. Además, es la fase más duradera, pues puede ocupar entre el 70 y el 80% del tiempo y los recursos totales.
Todo esto también implica más complejidad y la participación de buena parte del equipo, en especial el director, que debe asumir tareas como la coordinación y dirección de los esfuerzos, el control absoluto de todas las acciones a realizar, la supervisión y la adecuación del cronograma.
Sin ejecución no hay proyecto, pero se pueden ejecutar proyectos sin que se cumplan en su totalidad, es decir, que comiencen a ser viables con solo una parte de sus fines diseñados en funcionamiento. Estas decisiones también forman parte de la fase de ejecución, pues tocará planificar cuáles son los objetivos a alcanzar y, a partir de ahí, decidir tareas y actividades que ayuden en esos propósitos.
1.2. ¿Cómo se evalúa un proyecto?
La evaluación de un proyecto es el proceso de identificar, cuantificar y valorar los costos y beneficios que se generen de éste, en un determinado periodo de tiempo. Siendo su objetivo, determinar si la ejecución del proyecto es conveniente para quien lo lleve a cabo. De este proceso, la identificación de beneficios es el paso más importante, ya que a partir de ésta, se basa el análisis para decidir la conveniencia de llevar a cabo un proyecto.
La cuantificación y valoración, son pasos relativamente sencillos, ya que la primera se realiza mediante la asignación de una medida física a los costos y beneficios identificados, mientras que en la segunda se determina un precio a estas medidas físicas.
Diferentes tipos de evaluación
La evaluación de un proyecto puede realizarse de dos maneras: privada y social. Su uso, dependerá de quién incurre en los costos y beneficios de ejecutar un proyecto.
Evaluación privada de proyectos
Consiste en determinar la conveniencia de ejecutar un proyecto para su dueño, considerando sólo aquellos efectos que inciden sobre éste y no en la sociedad. Este tipo de evaluación puede ser económica o financiera, dependiendo de donde provengan los recursos para realizar el proyecto.
En la evaluación económica se considera que las compras y ventas del proyecto se realizan de riguroso contado y que todo el capital utilizado es propiedad del dueño del proyecto. En cambio, en la evaluación financiera se consideran los flujos financieros generados por el capital prestado.
Evaluación social de proyectos
En este tipo de evaluación se consideran todos los efectos que tenga el proyecto sobre la sociedad. Cuando el proyecto involucra mercados sin distorsiones, la evaluación social y económica tienen los mismos resultados. Sin embargo, cuando existen distorsiones, la evaluación se debe realizar con indicadores sociales para la valoración de los efectos del proyecto.
1.3. Pasos para ejecutar el proyecto
Mira el siguiente video e identifica los pasos para ejecutar un proyecto.1.4. Retroalimentación del proyecto
Mira el siguiente video y conoce que es la retroalimentación o feedback.¿Qué es la retroalimentación?
La retroalimentación indica un método de control de sistemas, a través del cual, los resultados derivados de una actividad se reintroducen de nuevo en el sistema con el objetivo de mantener un control y una optimización de su comportamiento. Por eso, la retroalimentación puede aplicarse a casi todos los procesos que posean mecánicas de ajuste y autorregulación de algún sistema. También podemos encontrarla con el nombre de realimentación, retroacción o feedback. Además de la comunicación, la retroalimentación también se usa para referirnos a procesos de conducta, empresariales, educativos, etc. Hablar de retroalimentación es hablar de feedback, el cual tiene distintos tipos de ejecución.Estrategias efectivas e inefectivas para dar feedback
Los gerentes de proyectos emplean una variedad de técnicas e iniciativas a la hora de dar feedback de un proyecto a sus equipos.
Marco “hacer, probar y considerar”
El marco “hacer, probar y considerar” divide el feedback del proyecto en tres categorías diferentes, cada una de las cuales está pensada para obtener diferentes respuestas de los miembros del equipo del proyecto. Feedback para “hacer”: este tipo de comentarios es obligatorio y los usarás para los proyectos que tengan mayores implicaciones para la organización. Por lo tanto, administra el feedback para “hacer” con moderación, y solo cuando el impacto del proyecto vaya más allá de tu equipo o tenga efectos irreversibles. Feedback para “probar”: sugiere un posible próximo paso para un proyecto, pero deja la toma de decisiones al equipo. Por ejemplo, explorar los posibles inconvenientes de un proyecto o profundizar en la investigación. Usa esta estrategia cuando creas que el entregable es bueno, pero podría ser mucho mejor o estar más pulido. Feedback para “considerar”: es el más enriquecedor de los tres, ya que simplemente le pides a tu equipo que considere formas alternativas de pensar. Si el equipo decide o no tomar en cuenta tu sugerencia es algo que depende completamente de ellos.Modelo de feedback de McKinsey
La firma de consultoría de gestión McKinsey & Company diseñó este modelo de feedback para agregar estructura al feedback sobre los proyectos, de modo que puedan fluir fácilmente hacia arriba y hacia abajo. El modelo McKinsey establece que el feedback debe ser:- Específico
- Basado en hechos
- Menos personal
- Irrefutable
- Concreto
Feedback SMART
Probablemente ya has oído hablar alguna vez de los objetivos SMART, pero ¿sabías que también puedes aplicar estos principios al feedback de un proyecto? Recordemos que el acrónimo significa:- Específico
- Medible
- Alcanzable
- Realista
- De duración limitada
El método COIN
COIN es un acrónimo en inglés que significa contexto, observación, impacto y próximos pasos. El modelo es útil para estructurar las sesiones de feedback para que sean menos conflictivas y más constructivas. El proceso se divide en 4 pasos: Contexto: El paso del “contexto” te permite establecer la situación y explicar por qué se está llevando a cabo la conversación. En este paso, haz hincapié en el objetivo final del proyecto para que se entienda por qué es importante el feedback. Observación: Luego, dile al miembro del equipo que has observado su trabajo. Puedes ofrecer tanto feedback positivo como críticas constructivas, pero asegúrate de ser directo en todo momento. Impacto: La etapa del “impacto” profundiza en el valor del feedback. Explica cómo tus sugerencias ayudarán a que el proyecto se acerque más al objetivo establecido. Próximos pasos: Quizás sea la fase más importante. En los “próximos pasos” se deben indicar algunas formas concretas en las que el miembro del equipo puede mejorar. Intenta ser lo más específico posible, por ejemplo, al fomentar la colaboración con otro equipo o recomendar que pruebe una nueva herramienta.1.5. Mejoras en el proceso de Ejecución
Uno de los principales aspectos de la gestión de proyectos es la definición de unos procesos a seguir que aseguren su correcto desarrollo. Por eso, es importante ir haciendo revisiones de estos procesos para ir mejorándolos. Esto lleva a menos imprevistos, mejor rendimiento del proyecto y relaciones más profundas con compañeros de equipo y clientes.
Esta es una buena definición de mejora de procesos: es el enfoque sistemático para cerrar las brechas de rendimiento del sistema a través de la racionalización y la reducción del tiempo de ciclo, y la identificación y eliminación de las causas de problemas de calidad, variación de procesos y actividades sin valor añadido.
En la definición anterior, puede encontrar los principales factores que determinan el rendimiento del proyecto:
La productividad se menciona en «racionalización y reducción del tiempo de ciclo».
La calidad se menciona en «identificación y eliminación de las causas de los problemas de calidad, la variación del proceso y las actividades sin valor añadido”.
Como recordatorio, la productividad es la velocidad con que podemos completar el trabajo, y la calidad se refiere a cuántos errores cometemos. En cuanto al uso de un «enfoque sistemático para cerrar brechas de desempeño», hay modelos de mejora de procesos que pueden ayudar a guiar el esfuerzo.
El más básico es el modelo Plan-Do-Study-Act.
La fase «Plan» es donde se mide y evalúa el estado actual, o cómo trabajamos hoy. Entonces el estado futuro, o cómo queremos trabajar mañana, puede ser planeado. A continuación, la fase «Do» es donde se implementa la mejora planificada. Luego, en la fase de «Estudio», la mejora implementada se mide y analiza para ver si cumple con sus objetivos / metas de mejora y para ver si se puede lograr una mejora adicional. Por último, la fase de «Ley» es donde los ajustes y las lecciones aprendidas, si es necesario, se definen bien antes de comenzar el ciclo otra vez con la planificación de su próxima mejora del proceso.
Todos los modelos de mejora de procesos son ciclos que hacen hincapié no sólo en diseñar y establecer procesos una vez, sino también en gestionarlos continuamente y mantenerlos / mejorarlos con el tiempo. Y todos los esfuerzos de mejora de procesos apuntan a mejoras en las áreas de productividad y / o calidad, las cuales tienen un gran impacto en el desarrollo del proyecto.
1.6. ¿Cómo se presenta un proyecto?
La presentación de un proyecto es una fase importante. Podemos entenderla desde dos perspectivas principales:
1º Presentación de un proyecto previa a la ejecución. En este caso, hablamos del proyecto como tal. Un proyecto, por definición, es algo que se “proyecta” hacia el futuro, es decir, una idea con una ejecución determinada que todavía no se ha desarrollado.
2º Presentación de un proyecto posterior a la ejecución. En este otro caso, el proyecto ya se ha convertido en una realidad, por lo que, en sentido estricto y de acuerdo con su definición, ha dejado de ser realmente un proyecto. Sin embargo, también se suele referirse a él como proyecto debido a lo que una vez fue y para no cambiarle el nombre con el que lo denominábamos.
En Project Management se trabaja desde el principio hasta el final y es habitual englobar todo el proceso, desde la fase previa hasta la fase posterior, bajo la denominación de proyecto. Sin embargo, en este post nos centraremos en la primera fase, la previa, para responder a preguntas como las siguientes:
1º ¿Cómo debo presentar un proyecto para que lo acepten?
2º ¿Cómo debo argumentar los pros de llevar a cabo mi proyecto?
3º ¿Qué elementos físicos debo incluir en la presentación de un proyecto?
Esto es tan válido para:
1º Profesionales que tienen una idea y quieren presentársela a un superior dentro de su empresa. Por ejemplo, un director de departamento que le presenta su idea al director general.
2º Para profesionales que quieren presentar su idea a un stakeholder clave para que el proyecto pueda llevarse a cabo. Por ejemplo, un emprendedor que quiere presentar su proyecto de empresa a un grupo de inversores.
Veamos algunas de las claves que se pueden seguir para lograr estos objetivos.
Presentación de un proyecto, clave #1: destaca el elemento diferencial
Cuando se lleva a cabo un proyecto, si hay personas que van a invertir capital en él lo que buscan es que sea rentable. Es decir, que puedan recuperar todo lo que inviertan y más.
Para que un proyecto tenga éxito en el mercado debe ofrecer algo que no exista en el mercado actual. Y eso será lo que más busquen los receptores de la presentación de un proyecto.
Por lo tanto, es buena idea comenzar la presentación destacando ese elemento diferencial y explicando por qué captará la intención y el interés del público objetivo.
Presentación de un proyecto, clave #2: acompaña tu presentación con elementos visuales
Bien sea mediante una presentación en PowerPoint como en forma de dibujos sobre un papel si tu receptor es una sola persona, la comunicación visual permite que:
1º Las ideas que transmitimos sean comprendidas con mayor claridad por nuestro receptor.
2º La presentación de un proyecto sea más fácil y amena de seguir.
3º El receptor de nuestra presentación vea que disponemos de buenas habilidades comunicativas.
Todo ello, por supuesto, es esencial para que la presentación de un proyecto sea eficaz.
Presentación de un proyecto, clave #3: presenta un briefing
Un briefing es sencillamente un documento que resume los puntos más importantes de la presentación de un proyecto. La clave de su éxito se encuentra en su propio nombre: brief, es decir, breve en inglés. Si puede ocupar una página, mejor que dos.
El briefing nos ayudará a que nuestros receptores:
1º Sigan mejor nuestra presentación, con el briefing delante destacando los puntos más importantes.
2º No pierdan de vista el objetivo del proyecto, que estará reflejado en formato SMART en un lugar protagonista dentro del briefing.
3º Dispongan de un resumen para evaluar la situación y tomar su decisión tras la presentación.
Fuentes
- Ambit. (2017). La mejora de los procesos de Gestión de Proyectos. España:Ambit https://www.ambitec.es/blog/2017/05/23/la-mejora-de-los-procesos-de-gestion-de-proyectos/
- Edutin Academy – Ingeniería (Productor) (2022) https://www.youtube.com/watch?v=3OWy5K7vVrM
- Meixueiro Garmendia J., Pérez Cruz M. A. (2008). Metodología General para la evaluación de Proyectos. México: Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. https://www.cepep.gob.mx/work/models/CEPEP/metodologias/documentos/metodologia_general.pdf
- Nodrizatech (2022). ¿Cómo ejecutar un proyecto? España: Nodrizatech. https://nodrizatech.com/talento/como-ejecutar-un-proyecto/
- Pérez Ana (2020). Presentación de un proyecto: 3 Claves España: OBS Business School. https://www.obsbusiness.school/blog/presentacion-de-un-proyecto-3-claves
- Que es? (Productor) (2021) https://www.youtube.com/watch?v=IpQ1yirCYkA
- Software DELSOL. (2021) Retroalimentación. España: Software DELSOL https://www.sdelsol.com/glosario/retroalimentacion/
- Team Asana. (2022) Cómo dar feedback efectivo sobre un proyecto en 7 pasos. Estados Unidos: Asana. https://asana.com/es/resources/project-feedback
¿Quieres conocer más acerca del desarrollo de proyectos de investigación?
La guía esencial para la ejecución de proyectos
1.1. ¿Cómo se ejecuta un proyecto?
La definición más certera de proyecto puede ser la planificación o concreción de una serie de acciones que se ponen en marcha utilizando un conjunto de recursos para conseguir un objetivo determinado, unos objetivos bien diseñados. En los proyectos, como bien señala la definición, deben quedar bien fijadas las fases de planificación. Con ellas lo que se pretende es ejecutar de buen modo esa concreción de ideas.
Los proyectos pueden ser de tipo productivo o empresarial, o bien de tipo público y social. La distinción hace referencia al fin último: los beneficios económicos o mejorar la calidad de vida de las personas.
Sea como fuere, todos los proyectos buscan dar respuesta a una necesidad, de ahí que sea importante establecer bien las tareas y actividades a cumplir, pues esto es lo que va a permitir alcanzar los objetivos del proyecto.
Importancia de la ejecución de un proyecto
La fase de ejecución es la tarea más relevante en cualquier proyecto. Es la razón de ser de su existencia. Con ella se decide, o se aclara, si finalmente el proyecto va a tener éxito en la práctica. Además, es la fase más duradera, pues puede ocupar entre el 70 y el 80% del tiempo y los recursos totales.
Todo esto también implica más complejidad y la participación de buena parte del equipo, en especial el director, que debe asumir tareas como la coordinación y dirección de los esfuerzos, el control absoluto de todas las acciones a realizar, la supervisión y la adecuación del cronograma.
Sin ejecución no hay proyecto, pero se pueden ejecutar proyectos sin que se cumplan en su totalidad, es decir, que comiencen a ser viables con solo una parte de sus fines diseñados en funcionamiento. Estas decisiones también forman parte de la fase de ejecución, pues tocará planificar cuáles son los objetivos a alcanzar y, a partir de ahí, decidir tareas y actividades que ayuden en esos propósitos.
1.2. ¿Cómo se evalúa un proyecto?
La evaluación de un proyecto es el proceso de identificar, cuantificar y valorar los costos y beneficios que se generen de éste, en un determinado periodo de tiempo. Siendo su objetivo, determinar si la ejecución del proyecto es conveniente para quien lo lleve a cabo. De este proceso, la identificación de beneficios es el paso más importante, ya que a partir de ésta, se basa el análisis para decidir la conveniencia de llevar a cabo un proyecto.
La cuantificación y valoración, son pasos relativamente sencillos, ya que la primera se realiza mediante la asignación de una medida física a los costos y beneficios identificados, mientras que en la segunda se determina un precio a estas medidas físicas.
Diferentes tipos de evaluación
La evaluación de un proyecto puede realizarse de dos maneras: privada y social. Su uso, dependerá de quién incurre en los costos y beneficios de ejecutar un proyecto.
Evaluación privada de proyectos
Consiste en determinar la conveniencia de ejecutar un proyecto para su dueño, considerando sólo aquellos efectos que inciden sobre éste y no en la sociedad. Este tipo de evaluación puede ser económica o financiera, dependiendo de donde provengan los recursos para realizar el proyecto.
En la evaluación económica se considera que las compras y ventas del proyecto se realizan de riguroso contado y que todo el capital utilizado es propiedad del dueño del proyecto. En cambio, en la evaluación financiera se consideran los flujos financieros generados por el capital prestado.
Evaluación social de proyectos
En este tipo de evaluación se consideran todos los efectos que tenga el proyecto sobre la sociedad. Cuando el proyecto involucra mercados sin distorsiones, la evaluación social y económica tienen los mismos resultados. Sin embargo, cuando existen distorsiones, la evaluación se debe realizar con indicadores sociales para la valoración de los efectos del proyecto.
1.3. Pasos para ejecutar el proyecto
Mira el siguiente video e identifica los pasos para ejecutar un proyecto.1.4. Retroalimentación del proyecto
Mira el siguiente video y conoce que es la retroalimentación o feedback.¿Qué es la retroalimentación?
La retroalimentación indica un método de control de sistemas, a través del cual, los resultados derivados de una actividad se reintroducen de nuevo en el sistema con el objetivo de mantener un control y una optimización de su comportamiento. Por eso, la retroalimentación puede aplicarse a casi todos los procesos que posean mecánicas de ajuste y autorregulación de algún sistema. También podemos encontrarla con el nombre de realimentación, retroacción o feedback. Además de la comunicación, la retroalimentación también se usa para referirnos a procesos de conducta, empresariales, educativos, etc. Hablar de retroalimentación es hablar de feedback, el cual tiene distintos tipos de ejecución.Estrategias efectivas e inefectivas para dar feedback
Los gerentes de proyectos emplean una variedad de técnicas e iniciativas a la hora de dar feedback de un proyecto a sus equipos.Marco “hacer, probar y considerar”
El marco “hacer, probar y considerar” divide el feedback del proyecto en tres categorías diferentes, cada una de las cuales está pensada para obtener diferentes respuestas de los miembros del equipo del proyecto. Feedback para “hacer”: este tipo de comentarios es obligatorio y los usarás para los proyectos que tengan mayores implicaciones para la organización. Por lo tanto, administra el feedback para “hacer” con moderación, y solo cuando el impacto del proyecto vaya más allá de tu equipo o tenga efectos irreversibles. Feedback para “probar”: sugiere un posible próximo paso para un proyecto, pero deja la toma de decisiones al equipo. Por ejemplo, explorar los posibles inconvenientes de un proyecto o profundizar en la investigación. Usa esta estrategia cuando creas que el entregable es bueno, pero podría ser mucho mejor o estar más pulido. Feedback para “considerar”: es el más enriquecedor de los tres, ya que simplemente le pides a tu equipo que considere formas alternativas de pensar. Si el equipo decide o no tomar en cuenta tu sugerencia es algo que depende completamente de ellos.Modelo de feedback de McKinsey
La firma de consultoría de gestión McKinsey & Company diseñó este modelo de feedback para agregar estructura al feedback sobre los proyectos, de modo que puedan fluir fácilmente hacia arriba y hacia abajo. El modelo McKinsey establece que el feedback debe ser:- Específico
- Basado en hechos
- Menos personal
- Irrefutable
- Concreto
Feedback SMART
Probablemente ya has oído hablar alguna vez de los objetivos SMART, pero ¿sabías que también puedes aplicar estos principios al feedback de un proyecto? Recordemos que el acrónimo significa:- Específico
- Medible
- Alcanzable
- Realista
- De duración limitada
El método COIN
COIN es un acrónimo en inglés que significa contexto, observación, impacto y próximos pasos. El modelo es útil para estructurar las sesiones de feedback para que sean menos conflictivas y más constructivas. El proceso se divide en 4 pasos: Contexto: El paso del “contexto” te permite establecer la situación y explicar por qué se está llevando a cabo la conversación. En este paso, haz hincapié en el objetivo final del proyecto para que se entienda por qué es importante el feedback. Observación: Luego, dile al miembro del equipo que has observado su trabajo. Puedes ofrecer tanto feedback positivo como críticas constructivas, pero asegúrate de ser directo en todo momento. Impacto: La etapa del “impacto” profundiza en el valor del feedback. Explica cómo tus sugerencias ayudarán a que el proyecto se acerque más al objetivo establecido. Próximos pasos: Quizás sea la fase más importante. En los “próximos pasos” se deben indicar algunas formas concretas en las que el miembro del equipo puede mejorar. Intenta ser lo más específico posible, por ejemplo, al fomentar la colaboración con otro equipo o recomendar que pruebe una nueva herramienta.1.5. Mejoras en el proceso de Ejecución
Uno de los principales aspectos de la gestión de proyectos es la definición de unos procesos a seguir que aseguren su correcto desarrollo. Por eso, es importante ir haciendo revisiones de estos procesos para ir mejorándolos. Esto lleva a menos imprevistos, mejor rendimiento del proyecto y relaciones más profundas con compañeros de equipo y clientes.
Esta es una buena definición de mejora de procesos: es el enfoque sistemático para cerrar las brechas de rendimiento del sistema a través de la racionalización y la reducción del tiempo de ciclo, y la identificación y eliminación de las causas de problemas de calidad, variación de procesos y actividades sin valor añadido.
En la definición anterior, puede encontrar los principales factores que determinan el rendimiento del proyecto:
La productividad se menciona en «racionalización y reducción del tiempo de ciclo».
La calidad se menciona en «identificación y eliminación de las causas de los problemas de calidad, la variación del proceso y las actividades sin valor añadido”.
Como recordatorio, la productividad es la velocidad con que podemos completar el trabajo, y la calidad se refiere a cuántos errores cometemos. En cuanto al uso de un «enfoque sistemático para cerrar brechas de desempeño», hay modelos de mejora de procesos que pueden ayudar a guiar el esfuerzo.
El más básico es el modelo Plan-Do-Study-Act.
La fase «Plan» es donde se mide y evalúa el estado actual, o cómo trabajamos hoy. Entonces el estado futuro, o cómo queremos trabajar mañana, puede ser planeado. A continuación, la fase «Do» es donde se implementa la mejora planificada. Luego, en la fase de «Estudio», la mejora implementada se mide y analiza para ver si cumple con sus objetivos / metas de mejora y para ver si se puede lograr una mejora adicional. Por último, la fase de «Ley» es donde los ajustes y las lecciones aprendidas, si es necesario, se definen bien antes de comenzar el ciclo otra vez con la planificación de su próxima mejora del proceso.
Todos los modelos de mejora de procesos son ciclos que hacen hincapié no sólo en diseñar y establecer procesos una vez, sino también en gestionarlos continuamente y mantenerlos / mejorarlos con el tiempo. Y todos los esfuerzos de mejora de procesos apuntan a mejoras en las áreas de productividad y / o calidad, las cuales tienen un gran impacto en el desarrollo del proyecto.
1.1. ¿Cuáles son las etapas de la formulación y evaluación de proyectos?
La presentación de un proyecto es una fase importante. Podemos entenderla desde dos perspectivas principales:
1º Presentación de un proyecto previa a la ejecución. En este caso, hablamos del proyecto como tal. Un proyecto, por definición, es algo que se “proyecta” hacia el futuro, es decir, una idea con una ejecución determinada que todavía no se ha desarrollado.
2º Presentación de un proyecto posterior a la ejecución. En este otro caso, el proyecto ya se ha convertido en una realidad, por lo que, en sentido estricto y de acuerdo con su definición, ha dejado de ser realmente un proyecto. Sin embargo, también se suele referirse a él como proyecto debido a lo que una vez fue y para no cambiarle el nombre con el que lo denominábamos.
En Project Management se trabaja desde el principio hasta el final y es habitual englobar todo el proceso, desde la fase previa hasta la fase posterior, bajo la denominación de proyecto. Sin embargo, en este post nos centraremos en la primera fase, la previa, para responder a preguntas como las siguientes:
1º ¿Cómo debo presentar un proyecto para que lo acepten?
2º ¿Cómo debo argumentar los pros de llevar a cabo mi proyecto?
3º ¿Qué elementos físicos debo incluir en la presentación de un proyecto?
Esto es tan válido para:
1º Profesionales que tienen una idea y quieren presentársela a un superior dentro de su empresa. Por ejemplo, un director de departamento que le presenta su idea al director general.
2º Para profesionales que quieren presentar su idea a un stakeholder clave para que el proyecto pueda llevarse a cabo. Por ejemplo, un emprendedor que quiere presentar su proyecto de empresa a un grupo de inversores.
Veamos algunas de las claves que se pueden seguir para lograr estos objetivos.
Presentación de un proyecto, clave #1: destaca el elemento diferencial
Cuando se lleva a cabo un proyecto, si hay personas que van a invertir capital en él lo que buscan es que sea rentable. Es decir, que puedan recuperar todo lo que inviertan y más.
Para que un proyecto tenga éxito en el mercado debe ofrecer algo que no exista en el mercado actual. Y eso será lo que más busquen los receptores de la presentación de un proyecto.
Por lo tanto, es buena idea comenzar la presentación destacando ese elemento diferencial y explicando por qué captará la intención y el interés del público objetivo.
Presentación de un proyecto, clave #2: acompaña tu presentación con elementos visuales
Bien sea mediante una presentación en PowerPoint como en forma de dibujos sobre un papel si tu receptor es una sola persona, la comunicación visual permite que:
1º Las ideas que transmitimos sean comprendidas con mayor claridad por nuestro receptor.
2º La presentación de un proyecto sea más fácil y amena de seguir.
3º El receptor de nuestra presentación vea que disponemos de buenas habilidades comunicativas.
Todo ello, por supuesto, es esencial para que la presentación de un proyecto sea eficaz.
Presentación de un proyecto, clave #3: presenta un briefing
Un briefing es sencillamente un documento que resume los puntos más importantes de la presentación de un proyecto. La clave de su éxito se encuentra en su propio nombre: brief, es decir, breve en inglés. Si puede ocupar una página, mejor que dos.
El briefing nos ayudará a que nuestros receptores:
1º Sigan mejor nuestra presentación, con el briefing delante destacando los puntos más importantes.
2º No pierdan de vista el objetivo del proyecto, que estará reflejado en formato SMART en un lugar protagonista dentro del briefing.
3º Dispongan de un resumen para evaluar la situación y tomar su decisión tras la presentación.
Fuentes
- Ambit. (2017). La mejora de los procesos de Gestión de Proyectos. España:Ambit https://www.ambitec.es/blog/2017/05/23/la-mejora-de-los-procesos-de-gestion-de-proyectos/
- Edutin Academy – Ingeniería (Productor) (2022) https://www.youtube.com/watch?v=3OWy5K7vVrM
- Meixueiro Garmendia J., Pérez Cruz M. A. (2008). Metodología General para la evaluación de Proyectos. México: Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. https://www.cepep.gob.mx/work/models/CEPEP/metodologias/documentos/metodologia_general.pdf
- Nodrizatech (2022). ¿Cómo ejecutar un proyecto? España: Nodrizatech. https://nodrizatech.com/talento/como-ejecutar-un-proyecto/
- Pérez Ana (2020). Presentación de un proyecto: 3 Claves España: OBS Business School. https://www.obsbusiness.school/blog/presentacion-de-un-proyecto-3-claves
- Que es? (Productor) (2021) https://www.youtube.com/watch?v=IpQ1yirCYkA
- Software DELSOL. (2021) Retroalimentación. España: Software DELSOL https://www.sdelsol.com/glosario/retroalimentacion/
- Team Asana. (2022) Cómo dar feedback efectivo sobre un proyecto en 7 pasos. Estados Unidos: Asana. https://asana.com/es/resources/project-feedback
¿Quieres conocer más acerca del desarrollo de proyectos de investigación?
La guía esencial para la ejecución de proyectos
